BFT-inspectie voorbereiden: checklist voor uw kantoor

Wat wordt opgevraagd

SIRA, Wwft-handboek, cliëntenlijst met risicoclassificatie, steekproefdossiers, meldregister en opleidingsregister.

Interne toets

Trek vijf willekeurige dossiers en controleer identificatie, UBO, risicoprofiel, PEP/sanctiecheck en actualisatie.

Gevolgen

Tekortkomingen kunnen leiden tot een last onder dwangsom of bestuurlijke boete.

Het verloop van een BFT-onderzoek

Een onderzoek begint meestal met een brief waarin het BFT stukken opvraagt binnen een korte termijn. Daarna volgt vaak een gesprek met de beleidsbepaler en compliance officer, en een dossierreview van een steekproef cliënten. U ontvangt een conceptrapport waarop u kunt reageren. Bij tekortkomingen volgt een normoverdragend gesprek, een aanwijzing of een handhavingsbesluit.

Het Wwft-dossier als één map

Maak één map (digitaal) met: SIRA, handboek, aanwijzing Wwft-verantwoordelijke, opleidingsregister, meldregister, cliëntenlijst met risicoclassificatie en de laatste interne review. Zo kunt u binnen een dag aanleveren. Elk onderdeel heeft een eigen kennisbankartikel; volg de links hieronder.

Waar let het BFT op in de dossiers?

Bij de dossierreview kijkt het BFT per cliënt naar een vast rijtje: is de cliënt tijdig geïdentificeerd en geverifieerd, is de UBO vastgesteld en gecontroleerd tegen het register, is er een risicoclassificatie met onderbouwing, zijn PEP- en sanctiecontroles uitgevoerd en vastgelegd, is bij hoog risico verscherpt onderzoek gedaan inclusief herkomst van vermogen, en is het dossier actueel volgens uw eigen reviewcyclus. Daarnaast toetst het BFT of uw praktijk overeenkomt met wat u in SIRA en handboek beschrijft. Een mooi handboek dat niet wordt gevolgd, weegt zwaarder dan een eenvoudig handboek dat consequent wordt toegepast. Gebruik de Wwft-scan als nulmeting en het rapport als agenda voor uw voorbereiding.

Toets uzelf: de scanvragen en acties

Deze vragen uit de Wwft-scan horen bij dit onderwerp. De termijn volgt uit Kans × Schade, zoals in uw Plan van Aanpak.

Stappenplan: zo voert u de actie uit

1. 1

   Stap 1 – Dossiermap inrichten

   Verzamel alle kerndocumenten op één plek.

2. 2

   Stap 2 – Interne steekproef

   Toets vijf willekeurige cliëntdossiers op volledigheid.

3. 3

   Stap 3 – Herstellen

   Vul ontbrekende stukken aan en noteer wat u verbeterde.

4. 4

   Stap 4 – Gesprek voorbereiden

   Zorg dat de beleidsbepaler de SIRA en procedures kan toelichten.

Format: interne dossiertoets

Neem deze kolommen over in Excel of Word. Dit is het document dat het BFT vrijwel altijd opvraagt.

Praktijkcasussen

De 5 meest gemaakte fouten

1. Geen centrale dossiermap. Leidt tot vertraging en onvolledige aanlevering.
2. Dossiers achteraf aanvullen zonder datum. Wees transparant over wanneer iets is aangevuld.
3. Beleidsbepaler kent beleid niet. Het gesprek toetst ook kennis.
4. Geen interne review. Zelfcontrole toont werking van beleid.
5. Termijn missen. Vraag tijdig uitstel als het echt niet lukt.

Praktijkvoorbeeld

Een kantoor ontdekt bij een interne toets dat 2 van 5 dossiers geen UBO-check hebben en herstelt dit vóór het BFT-bezoek.

Veelgestelde vragen