Wwft-opleidingsplicht: zo organiseert u aantoonbare training op uw kantoor

Wat zegt de wet precies?

Artikel 35 Wwft bepaalt dat een instelling ervoor zorgt dat haar werknemers, voor zover relevant voor de uitvoering van hun taken, bekend zijn met de bepalingen van de wet en in staat zijn een ongebruikelijke transactie te herkennen en cliëntenonderzoek behoorlijk en volledig uit te voeren. Daarnaast moeten medewerkers periodiek opleidingen volgen. De wet noemt geen vast aantal uren of een verplichte cursusaanbieder: de invulling is risicogebaseerd. Wat wel vaststaat, is dat de training moet passen bij de aard en omvang van het kantoor, regelmatig moet worden herhaald en aantoonbaar moet zijn. Het BFT en de beroepsorganisaties (NBA, SRA, RB, NOB) gaan in de praktijk uit van minimaal één inhoudelijke Wwft-sessie per jaar per betrokken medewerker.

Wie valt onder de opleidingsplicht?

Niet alleen partners en accountants. Iedereen die cliënten accepteert, dossiers opbouwt, boekingen verwerkt of transacties ziet, moet getraind zijn. Denk aan assistent-accountants, boekhouders, salarisadministrateurs, fiscalisten, stagiairs en ook het secretariaat dat identiteitsbewijzen ontvangt. Juist medewerkers die het dichtst op de administratie zitten, zien als eerste een ongebruikelijke contante storting of een vreemde lening. Ook de beleidsbepalers zelf moeten bijblijven: zij beslissen over acceptatie van hoog-risicocliënten en over meldingen. Bent u ZZP'er zonder personeel, dan geldt de plicht voor uzelf: u moet aantonen dat uw kennis actueel is.

Wat hoort er inhoudelijk in een goede training?

Een effectieve Wwft-training bestaat uit vijf bouwstenen. 1) Het wettelijk kader: cliëntenonderzoek, UBO, PEP, sancties, meldplicht en bewaartermijnen. 2) Uw eigen SIRA: welke risico's gelden specifiek voor uw kantoor, bijvoorbeeld cash-intensieve horeca, vastgoed of internationale structuren. 3) De indicatoren uit het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 voor uw beroepsgroep. 4) Casuïstiek uit de eigen praktijk, geanonimiseerd besproken. 5) De interne route: wie is de Wwft-verantwoordelijke, hoe wordt een twijfelgeval besproken, hoe werkt het FIU-meldportaal en wat betekent het tipping-off verbod. Een algemene e-learning dekt meestal alleen de eerste bouwsteen; de overige vier moet u zelf toevoegen.

Toets uzelf: de scanvragen en acties

Deze vragen uit de Wwft-scan horen bij dit onderwerp. De termijn volgt uit Kans × Schade, zoals in uw Plan van Aanpak.

Stappenplan: zo voert u de actie uit

1. 1

   Week 1 – Doelgroep bepalen

   Maak een lijst van alle medewerkers en markeer per functie of zij Wwft-relevante taken uitvoeren. Twijfel? Neem ze mee.

2. 2

   Week 1 – Opleidingsregister starten

   Zet het register op (zie format hieronder) en vul terug wat al bekend is: eerdere cursussen, PE-sessies en certificaten.

3. 3

   Week 2 – Programma samenstellen

   Kies een basis (e-learning of externe cursus) en plan één kantoorsessie van 1,5 uur met de eigen SIRA, drie casussen en de meldroute.

4. 4

   Week 3–4 – Training uitvoeren

   Geef de sessie, laat deelnemers tekenen of digitaal bevestigen en bewaar presentatie en casussen bij het register.

5. 5

   Doorlopend – Borgen

   Plan de jaarlijkse herhaling in de agenda, train nieuwe medewerkers binnen hun eerste maand en bespreek ieder kwartaal één actuele casus in het teamoverleg.

Format: opleidingsregister

Neem deze kolommen over in Excel of Word. Dit is het document dat het BFT vrijwel altijd opvraagt.

Praktijkcasussen

De 5 meest gemaakte fouten

1. Alleen partners trainen. Assistenten, salarisadministratie en stagiairs worden overgeslagen, terwijl zij de transacties als eerste zien.
2. Geen register bijhouden. De training is wel gegeven, maar datum, inhoud en deelnemers zijn nergens vastgelegd. Voor het BFT is dat hetzelfde als geen training.
3. Eenmalig bij indiensttreding. De wet vraagt periodieke opleiding. Een instructie van drie jaar geleden voldoet niet meer.
4. Alleen algemene theorie. Een generieke e-learning zonder koppeling aan de eigen SIRA en casuïstiek maakt medewerkers niet weerbaar tegen de risico's van úw cliënten.
5. De meldroute vergeten. Medewerkers kennen de indicatoren, maar weten niet wie de melder is, hoe het FIU-portaal werkt of dat zij de cliënt niet mogen informeren.

Praktijkvoorbeeld

Een kantoor met acht medewerkers houdt elk kwartaal een teamoverleg waarin één geanonimiseerde casus wordt besproken, en organiseert jaarlijks in januari een sessie van anderhalf uur over de eigen SIRA en de meldroute. Alle sessies staan in het opleidingsregister met presentielijst. Bij het BFT-onderzoek is dit onderdeel binnen tien minuten afgehandeld.

Veelgestelde vragen