Wwft voor ZZP'ers en kleine kantoren

Minimale set

Een beknopte SIRA, een onboardingchecklist, PEP/sanctiecheck, FIU-portaaltoegang, een opleidingsbewijs en een bewaarbeleid.

Rolverdeling

U bent zelf beleidsbepaler en compliance officer; regel een collega of sparringpartner als vervanger voor meldingen.

Tijdsinvestering

Met een goede basis kost onderhoud enkele uren per kwartaal.

Proportionaliteit in de praktijk

Proportioneel betekent niet minder verplichtingen, maar eenvoudiger middelen. Een ZZP'er kan de SIRA beperken tot een paar pagina's met een risicotabel, het handboek tot een checklist per cliënt en de opleiding tot één geregistreerde cursus per jaar. Het cliëntenonderzoek zelf, de UBO-vaststelling, PEP- en sanctiecheck en de meldplicht gelden onverkort.

Samenwerken met collega's

Veel zelfstandigen maken afspraken met een collega-kantoor voor sparring en vervanging bij FIU-meldingen. Leg die afspraak schriftelijk vast, inclusief geheimhouding. Zo voldoet u aan de verwachting dat meldingen ook bij afwezigheid doorgaan.

Wat het BFT bij kleine kantoren vaak aantreft

Bij eenmanszaken en kleine maatschappen ziet het BFT steeds dezelfde patronen: de kennis zit in het hoofd van de eigenaar, maar niets is vastgelegd. Cliënten worden al jaren bediend zonder dat het oorspronkelijke cliëntenonderzoek in het dossier zit. Er is geen SIRA of alleen een generiek voorbeeld. De UBO van kleine BV's is niet expliciet vastgesteld omdat "iedereen weet wie de eigenaar is". En er is geen toegang tot het FIU-meldportaal. Al deze punten zijn met beperkte inspanning op te lossen. Begin met de minimale set uit dit artikel, werk daarna uw bestaande cliënten in volgorde van risico bij en plan één vast moment per kwartaal voor onderhoud.

Toets uzelf: de scanvragen en acties

Deze vragen uit de Wwft-scan horen bij dit onderwerp. De termijn volgt uit Kans × Schade, zoals in uw Plan van Aanpak.

Stappenplan: zo voert u de actie uit

1. 1

   Dag 1 – Rol vastleggen

   Leg vast dat u beleidsbepaler en Wwft-verantwoordelijke bent, plus wie uw vervanger is.

2. 2

   Week 1 – Compacte SIRA

   Maak een risicotabel op basis van uw cliëntenlijst.

3. 3

   Week 2 – Checklist per cliënt

   Eén A4 met ID, UBO, PEP, sanctie en risicoklasse.

4. 4

   Week 2 – FIU-portaal

   Registreer en test de toegang.

5. 5

   Jaarlijks – Review en opleiding

   SIRA herzien en één cursus volgen en vastleggen.

Format: minimale Wwft-set voor ZZP

Neem deze kolommen over in Excel of Word. Dit is het document dat het BFT vrijwel altijd opvraagt.

Praktijkcasussen

De 5 meest gemaakte fouten

1. Denken dat de Wwft niet geldt. De plicht is volledig van toepassing.
2. Geen vervanger. Meldingen moeten altijd doorgaan.
3. Geen SIRA. Ook compact is verplicht.
4. Geen opleidingsbewijs. Ook voor uzelf aantonen.
5. Alles in het hoofd. Wat niet is vastgelegd, bestaat voor het BFT niet.

Praktijkvoorbeeld

Een zelfstandig belastingadviseur met 60 particuliere cliënten werkt met één A4-checklist per cliënt en een jaarlijkse SIRA-review.

Veelgestelde vragen