PEP-screening voor accountants en adviseurs

Wie is PEP?

Onder andere ministers, Kamerleden, rechters van hoge colleges, ambassadeurs, bestuurders van staatsbedrijven en hun naaste familie.

Maatregelen

Goedkeuring door beleidsbepaler, onderzoek herkomst vermogen en middelen, en verscherpte doorlopende monitoring.

Tools

Commerciële screeningsdatabases of een gedocumenteerde handmatige zoekslag.

Familie en naaste geassocieerden

Onder PEP vallen ook echtgenoten of partners, kinderen en hun partners, en ouders. Naaste geassocieerden zijn personen die samen met een PEP uiteindelijk belanghebbende zijn van een juridische entiteit of die nauwe zakelijke relaties met een PEP onderhouden. Neem deze categorieën uitdrukkelijk mee in uw screeningsvraag bij onboarding.

Nederlandse PEP-functies

Sinds 2020 geldt de Nederlandse lijst van prominente publieke functies (Regeling PEP-lijst). Daarop staan onder meer bewindspersonen, Kamerleden, leden van de Hoge Raad, Raad van State en Algemene Rekenkamer, directieleden van De Nederlandsche Bank, ambassadeurs, hoge militairen en bestuurders van staatsdeelnemingen. Lokale politici zoals wethouders staan er niet op, maar kunnen risicogebaseerd wel extra aandacht vragen.

Verscherpt onderzoek bij een PEP stap voor stap

Een PEP-treffer betekent niet dat u de cliënt moet weigeren. Wel gelden drie aanvullende verplichtingen uit artikel 8 Wwft. Eerst moet een persoon die tot het hoger leidinggevend personeel behoort, in een klein kantoor meestal de partner of eigenaar, toestemming geven voor het aangaan of voortzetten van de relatie. Leg die goedkeuring schriftelijk vast met datum en motivering. Daarna neemt u redelijke maatregelen om de bron van het vermogen en van de middelen vast te stellen; lees hiervoor het artikel over herkomst van vermogen. Tot slot voert u verscherpte doorlopende controle uit: een kortere reviewcyclus, bijvoorbeeld jaarlijks, en extra aandacht voor ongebruikelijke transacties. Ontdekt u tijdens de relatie dat een bestaande cliënt PEP is geworden, dan doorloopt u dezelfde stappen alsnog. Zorg dat uw cliëntacceptatieformulier een apart veld heeft voor de PEP-uitkomst, zodat dit in elk dossier zichtbaar is.

Screeningstool of handmatig?

Commerciële tools vergelijken namen automatisch met PEP-databases en sturen een signaal bij wijzigingen. Voor kantoren met veel zakelijke cliënten is dat efficiënt en betrouwbaar. Kleine kantoren kunnen werken met een vastgelegde handmatige zoekslag: een vraag aan de cliënt, een zoekopdracht in openbare bronnen en raadpleging van de Nederlandse PEP-functielijst. Leg altijd vast welke bronnen u gebruikte en wat de uitkomst was.

Toets uzelf: de scanvragen en acties

Deze vragen uit de Wwft-scan horen bij dit onderwerp. De termijn volgt uit Kans × Schade, zoals in uw Plan van Aanpak.

Stappenplan: zo voert u de actie uit

1. 1

   Stap 1 – Vraag het

   Neem een PEP-vraag op in uw intakeformulier voor cliënt en UBO.

2. 2

   Stap 2 – Controleer het

   Gebruik een screeningstool of leg een handmatige zoekslag vast.

3. 3

   Stap 3 – Escaleer bij treffer

   Goedkeuring door beleidsbepaler en herkomstonderzoek.

4. 4

   Stap 4 – Monitor

   Herhaal de screening bij elke periodieke review.

Format: PEP-screeninglog

Neem deze kolommen over in Excel of Word. Dit is het document dat het BFT vrijwel altijd opvraagt.

Praktijkcasussen

De 5 meest gemaakte fouten

1. Alleen bij onboarding screenen. Status kan wijzigen; screen periodiek.
2. Familie vergeten. Vraag expliciet naar familieleden.
3. Geen goedkeuring senior management. Verplicht bij PEP-acceptatie.
4. Geen bewijs van negatieve uitkomst. Ook 'geen PEP' vastleggen.
5. Geen herkomstonderzoek. Verplicht onderdeel van PEP-EDD.

Praktijkvoorbeeld

De partner van een gedeputeerde wordt cliënt: zij is PEP-familielid, dus verscherpt onderzoek is verplicht.

Veelgestelde vragen