Sanctielijsten controleren: Sanctiewet 1977 in de praktijk

Welke lijsten

De Nationale sanctielijst terrorisme en de geconsolideerde EU-sanctielijst; vaak aangevuld met VN-lijsten.

Wanneer

Bij onboarding én bij elke lijstwijziging; geautomatiseerde screening helpt daarbij.

Documentatie

Leg datum, gecontroleerde lijst en uitkomst vast. Ook een 'geen treffer' is bewijs.

Wat doet u bij een treffer?

Bij een (mogelijke) treffer verifieert u eerst of het echt dezelfde persoon is: geboortedatum, nationaliteit, adres. Is het een echte treffer, dan bevriest u direct tegoeden en verleent u geen diensten meer. U meldt de treffer bij het BFT als toezichthouder. Een valse treffer legt u vast met de reden waarom deze is uitgesloten.

Sancties naast de Wwft

De Sanctiewet 1977 staat los van de Wwft, maar het BFT houdt op beide toezicht. Overtreding van sanctieregelgeving is een economisch delict. Combineer de sanctiecheck in de praktijk met de PEP-check en het UBO-onderzoek, zodat één stap in de onboarding alles afdekt.

Hoe richt u de controle efficiënt in?

Maak de sanctiecheck een vast onderdeel van uw onboardingchecklist, direct na het vaststellen van de UBO. Zo screent u in één handeling de cliënt, de UBO's en de vertegenwoordigers. Voor bestaande cliënten heeft u twee opties. Met een screeningstool worden alle namen automatisch opnieuw vergeleken zodra een lijst wijzigt; u ontvangt alleen een signaal bij een mogelijke treffer. Zonder tool plant u een periodieke herscreening, bijvoorbeeld per kwartaal, en extra na grote sanctierondes zoals de pakketten tegen Rusland en Belarus. Let ook op indirecte risico's: cliënten die handelen met landen onder sancties, goederen exporteren die onder exportbeperkingen vallen of betalingen ontvangen van onbekende buitenlandse partijen. Het sanctierisico hoort daarom ook in uw SIRA thuis.

Vastleggen als bewijs

Het BFT kijkt niet alleen of u screent, maar of u dat kunt aantonen. Bewaar per controle de datum, welke lijsten u raadpleegde, op welke namen u zocht, de uitkomst en wie de controle deed. Een schermafdruk of export uit de tool volstaat. Ook een negatieve uitkomst is waardevol bewijs: zonder vastlegging gaat de toezichthouder ervan uit dat er niet gecontroleerd is. Bewaar deze vastleggingen even lang als het overige cliëntdossier.

Melding en bevriezing

Bij een echte treffer bevriest u alle tegoeden en middelen die u beheert of waarover u zeggenschap heeft, verricht u geen diensten meer en meldt u dit onverwijld bij het BFT. Tegelijk kan sprake zijn van een ongebruikelijke transactie; maak dan ook een meldafweging richting FIU-Nederland.

Toets uzelf: de scanvragen en acties

Deze vragen uit de Wwft-scan horen bij dit onderwerp. De termijn volgt uit Kans × Schade, zoals in uw Plan van Aanpak.

Stappenplan: zo voert u de actie uit

1. 1

   Stap 1 – Bronnen kiezen

   Nationale terrorismelijst en geconsolideerde EU-lijst.

2. 2

   Stap 2 – Wie screenen

   Cliënt, UBO's, vertegenwoordigers en bekende tegenpartijen.

3. 3

   Stap 3 – Vastleggen

   Datum, lijst, uitkomst en wie de controle deed.

4. 4

   Stap 4 – Herhalen

   Bij lijstwijzigingen; een tool automatiseert dit.

Format: sanctiecontrolelog

Neem deze kolommen over in Excel of Word. Dit is het document dat het BFT vrijwel altijd opvraagt.

Praktijkcasussen

De 5 meest gemaakte fouten

1. Alleen de cliënt screenen. Ook UBO's en vertegenwoordigers.
2. Geen vastlegging. Zonder log geen bewijs.
3. Eenmalige controle. Lijsten wijzigen voortdurend.
4. Treffer niet melden. Meld direct bij het BFT.
5. Sanctie en PEP verwarren. Het zijn aparte controles.

Praktijkvoorbeeld

Een nieuwe Russische UBO wordt gescreend en blijkt op de EU-lijst te staan: opdracht weigeren en melden.

Veelgestelde vragen